Blant myndighetene er det mange som jobber for å forenkle og digitalisere arbeidet med virksomhetsstyringen. Den svenske Myndigheten for samhällsskydd och beredskap (MSB) er en av organisasjonene som har kommet et godt stykke på vei i digitaliseringsreisen.
Bakgrunn
MSB bruker Stratsys sitt digitale verktøy for virksomhetsstyring. For å få et innblikk i arbeidet med virksomhetsplanen, har vi tatt en prat med Maja Tervell, Lois Lindqvist og Johanna Rask, som jobber som myndighetskontrollere hos MSB.
Hvordan ser arbeidet med virksomhetsplanen ut generelt?
– Som kontrollere jobber vi blant annet med planlegging, prognostisering, budsjettering og oppfølging ut fra et myndighetsperspektiv. Vår jobb er å samordne disse delene og sørge for at de gjennomføres på samme måte i hele myndigheten. Vi fungerer som støtte både for ledelsen og de ulike avdelingene.
MSB har en fireårig virksomhetsplan som oppdateres årlig ut fra nye forutsetninger og omgivelsesfaktorer. Myndigheten benytter seg av en styringsmodell som deler virksomheten inn i ulike delområder. Delområdene deles først inn i leveranser og deretter i tiltak for å konkretisere hva som skal gjøres for å oppnå leveransen. Leveranser og tiltak følges opp av hver enkelt enhet og avdeling, før de til slutt sammenstilles på myndighetsoverordnet nivå.
Hvordan jobber dere med virksomhetsplanen i Stratsys?
– En fordel med Stratsys er at all informasjon kan samles og synliggjøres i ett og samme system. Transparensen i verktøyet gjør at alle får tilgang til det som er relevant. Tidligere behandlet vi informasjonen i Word- og Excel-filer, noe som medførte begrensninger i arbeidet. I dag gjøres all planlegging for myndigheten i Stratsys, både den overordnede virksomhetsstyringen og ned på enhetsnivå. Vi setter også pris på at det er mulig å hente ut rapporter på en enhetlig måte direkte i verktøyet.
Hva er MSBs største utfordringer?
– Vi er en diversifisert virksomhet med flere ulike saksområder som må dele på de samme ressursene. Vi er også en myndighet som det stilles høye forventninger til, og utviklingen må skje raskt i alle spor samtidig. Det er alltid en utfordring å planlegge, prioritere og holde sammen en virksomhet som er så lite ensartet.
– For å håndtere dette fører myndighetens ledergruppe dialog med avdelingslederne for de ulike virksomhetene. Ved å skape forståelse for hverandres virksomheter blir det enklere å finne paraplyperspektivet og synliggjøre hva som er best for myndigheten som helhet.
Har dere noen råd å gi til andre myndigheter?
– Vi benytter oss av en flerårig virksomhetsplan, noe vi synes har fungert fint. Det har vært nyttig å se fremover mot hvilke mål vi ønsker å nå i løpet av de neste fire årene og hvilke utfordringer som kan komme i veien for dem.
Vi opplever at vi har fått større forankring av virksomhetsstyringen på alle nivåer ved at vi i størst mulig grad samler underlag i Stratsys og gjør systemet tilgjengelig for samtlige medarbeidere.
Vil du vite mer om virksomhetsstyring i Stratsys? Klikk deg inn på lenken.
