Slik effektiviserer Stena arbeidet med Stratsys

Stena er et navn som mange kanskje forbinder med den klassiske shippingbransjen. Og det er helt sant at selskapet driver med betydelig shippingvirksomhet - skipsflåten omfatter over 100 skip. Men det er bare en del av sannheten om det familieeide Göteborg-selskapet.

Stena AB er ett av tre konsern i Stena-sfæren. Det er et omfattende konsern med virksomhet på en lang rekke områder: shipping, eiendom, oljeboring, reiser, kjøkkenutstyr, hagesentre og mye mer. Stena er blant annet utleier av rundt 27 000 boliger og lokaler, driver hundrevis av vindturbiner og driver fem boreenheter. Den totale omsetningen er på rundt 50 milliarder svenske kroner.

En så stor og kompleks virksomhet gjør det ekstra viktig å arbeide strukturert. For at dette arbeidet skal være effektivt, kreves det en velfungerende systemstøtte.

Silotenkning fungerer ikke lenger

Så hva betyr det å jobbe effektivt? Caroline Jakobsson, leder for Corporate Governance i Stena AB, vet det. Hun har tre viktige områder på pulten sin: overholdelse av regelverk, informasjonssikkerhet og internkontroll for konsernet.

Den store fordelen ligger i å finne en struktur som gjør at vi kan koble sammen det vi gjør.

- Det er tre ulike områder, men slik vi ser det, går de inn i hverandre", forklarer Caroline. De representerer ulike aspekter av risikostyring. Risiko er sentralt i alle aspekter av det vi gjør. Når alt er så tett sammenvevd, kan man ikke jobbe i siloer. Den store fordelen er å finne en struktur der vi kan koble sammen det vi gjør, slik at vi jobber på en strukturert måte og unngår dobbeltarbeid.

Caroline beskriver hvordan Stena forsøker å skape en helhet på konsernnivå. "Det er noe vi hele tiden jobber med - en konstant innsats for å forbedre prosesser og arbeidsmetoder og møte nye krav og kontrollbehov.

Forskjellen med Stratsys

Sammenlignet med hvordan alt en gang startet, er forskjellen merkbar.

- Det kan virke fjernt i dag, men tidligere brukte vi Excel, Word og PowerPoint for å følge opp internkontrollarbeidet knyttet til den finansielle rapporteringen. Det var ut fra denne situasjonen at vi identifiserte behovet for en systemstøtte.

Valget falt på Stratsys-plattformen. Caroline og kollegene hennes innså raskt fordelene ved å ha flere områder samlet. Arbeidet ble enda mer oversiktlig og enkelt å jobbe med, også når det gjaldt oppfølging og rapportering.

Caroline Jakobsson, leder for eierstyring og selskapsledelse, Stena AB

Nye områder lagt til

Etter hvert begynte andre produkter å bli lagt til Stratsys-plattformen.

- Som sagt begynte vi med internkontroll. Men samtidig ønsket vi å få risikoarbeidet vårt inn i systemet, og bygget inn Enterprise Risk Management-strukturen vår i Stratsys. Noe vi tidligere håndterte i PowerPoint. Risikostyring og overvåking av samsvar er også områder som vi har inkludert i Stratsys.

Informasjonssikkerhet og bærekraft på radaren

Et beslektet tema var informasjonssikkerhet, som blant annet også er knyttet til GDPR. Registerlisten har vært i Stratsys i mange år, men nå arbeides det med å implementere hele Stratsys ISO-27 000-modulen - en del av produktet Information Security & Data Protection.

Magnus Carling jobber som Chief Information Security Officer:

- I vår bransje er det et konstant kappløp mot klokken. Vi ser at risiko dukker opp raskere enn vi rekker å få på plass kontrolltiltak. Truslene er også mer sofistikerte enn før. Konklusjonen for oss var at vi måtte investere i en adaptiv modell som kan hjelpe oss med å forutse risiko og redusere den, uten at det går på bekostning av effektiviteten. Derfor var Stratsys et naturlig valg.

Magnus Carling, Chief Information Security Officer, Stena AB

Arbeidet med å integrere ulike områder i plattformen har på ingen måte stoppet opp. Et aktuelt område er bærekraft, der det skjer mye - ikke minst på grunn av økte myndighetskrav, ifølge Caroline.

- "Når det gjelder risikoanalyse av bærekraft, har vi gjort det lenge i Stratsys. Men vi begynte først å implementere Sustainability Management-produktet tidlig i vår.

En som vet hvorfor valget falt på Stratsys, er Julia Eriksson, som jobber som Sustainability Controller hos Stena AB:

- "Stena AB er et stort konsern med mange forskjellige selskaper. Vi trengte et system som kunne hjelpe oss med å dokumentere og følge opp på en enhetlig måte. En annen viktig fordel er at vi kan støtte selskapene og hjelpe dem med å leve opp til økte krav innen bærekraft.

Julia Eriksson fortsetter:

- "Vi valgte Sustainability Management i Stratsys fordi vi allerede brukte systemet til blant annet bærekraftsrisikoanalysene våre, og så behovet for systemstøtte også på andre bærekraftsområder. Nå kan vi også dokumentere doble vesentlighetsanalyser, CSRD-gapsanalyser og bærekraftsmål i tillegg til risikoen vår. Dette er noe som virkelig hjelper oss.

Julia Eriksson, bærekraftscontroller, Stena AB

En enorm styrke

Compliance og sikkerhetsarbeid spiller en viktig rolle i Stenas virksomhet. Konsernet ser et økende behov for å jobbe systematisk med disse områdene. Kravene kommer ikke bare internt i organisasjonen, men også fra eksterne interessenter. Kravene blir også stadig flere, mer komplekse og mer tidkrevende.

I dette arbeidet er det en enorm styrke å ha en systemstøtte som Stratsys i ryggen, sier Caroline.

Vi har en strukturert måte å håndtere de utfordringene og forventningene vi står overfor.

- Takket være Stratsys har vi en strukturert måte å håndtere de utfordringene og forventningene vi møter fra ulike hold. Det forenkler også den interne gjennomgangen og rapporteringen internt til revisjonsutvalget og styret. Fra et konsernperspektiv handler det også om å kunne være tydelige i våre forventninger til selskapene - hvilke regler og krav vi har, og hvordan vi kan hjelpe dem.

På god vei mot suksess

For tiden pågår det et arbeid med å knytte sammen og effektivisere arbeidet i Stratsys enda mer. Målet er klart, om du spør Caroline.

Med Stratsys som partner har vi alle muligheter til å lykkes.

- For oss blir det tydeligere for hver dag som går. Vi ønsker å samle alt arbeidet vårt for å dra nytte av fordelene det gir. Vi ser ikke på de ulike ansvarsområdene våre som separate siloer, men som en sammenhengende helhet der vi ønsker å skape de nødvendige forbindelsene. Da tror jeg vi kan skape en sterk helhet. Og med Stratsys som partner har vi alle muligheter til å lykkes.