Struktur, enhetlighet og tydeliggjøring av mål var tre effekter Skara kommune opplevde da de innførte Stratsys. Her forteller Per-Gunnar Lundén, kvalitetssjef, Monica Johansson, avdelingsleder og Carl Marvén, enhetsleder i Skara kommune, hvordan de jobber med kvalitetsarbeidet sitt i Stratsys.
Bakgrunn
Skara kommune har hatt Stratsys i mange år, kvalitetsstyringssystemet var det først ut, deretter kom den virksomhetsstyring og det systematiske arbeidsmiljøarbeidet.
I 2019 vedtok utvalget at hver enhet skulle ha en egenkontrollplan, og deretter tok arbeidet med Stratsys virkelig fart. I dag jobber kommunen aktivt for å få Stratsys ut som en kvalitetsstøtte i hele organisasjonen.
En kvalitetsstøtte som gir reell nytte
– Siden 2019 har vi likt arbeidet, bruken av systemet er trappet opp og nå kan vi virkelig se nytten ute i virksomheten. Vi har forstått at verktøyet virkelig kan hjelpe oss, det er ikke bare et påbud fra ledelsen men gir reell nytte, innleder PG.
Skara kommune har lykkes med å nå langt med systemstøtten i organisasjonen. En stor suksessfaktor for det har vært PGs rolle som kvalitetssjef og hans arbeid ute på enhetene, mener Monica.
– Jeg tror også at Stratsys plattformen samler veldig mye av nytten, først og fremst arbeidet til enhetslederen, men også arbeidet til enheten. Det er viktig å legge forholdene til rette for å ta arbeidet hele veien ned på medarbeidernivå, fortsetter Carl.
Neste steg for kommunen er at de ansatte også skal få bli produsenter i Stratsys, med mål om å øke deltakelsen i virksomheten.
– Vi har kommet et lite stykke på veien, hvor de ansatte er inne og skriver i ulike aktiviteter i Stratsys, sier PG.
Struktur og enhetlighet gir forutsetninger for fremgang
– Stratsys legger forholdene til rette for et effektivt forbedringsarbeid, med forenklet datainnsamling, tydelig struktur og enhetlighet for administrasjonen. Det kreves selvsagt mer enn å ha en struktur i Stratsys for å lykkes, men det gir gode forutsetninger, svarer PG på spørsmålet om hvordan Stratsys har påvirket kvalitetsarbeidet.
Monica er enig og forteller videre at brukervennlighet også har vært en suksessfaktor som har bemerket seg hos henne.
– Når jeg er inne i Stratsys tar jeg del i informasjon fra ulike enheter og det er enkelt når man først er inne å veksle mellom nivåer. Stratsys er et sted hvor man raskt finner det man trenger og det er enkelt å navigere seg rundt. Det er vanskelig å forestille seg hva vi skulle gjort uten det, mener Monica.
Stratsys er et sted hvor man raskt finner det man trenger og det er lett å navigere seg rundt. Det er vanskelig å forestille seg hva vi skulle gjort uten det.
PG forteller videre at verktøyet har vært ekstra verdifullt når det gjelder kommunens ambisjon med styremodellen, hvor det er viktig å få ut arbeidet på enhetsnivå.
– Hvis endring og forbedring skjer, må det skje ute i organisasjonen og ikke på toppledernivå, mener PG. Det er viktig for hver enkelt medarbeider å kunne føle at de eier et spørsmål og vite hva som må til for at man skal kunne utføre den grunnleggende oppgaven på en god måte.
Monica forteller videre hvordan Stratsys forenklet ved å gjøre det mulig å se aggregert på alle enhetene og tydeliggjøre kvalitetsaspekter. Det er en fordel å kunne ta del i informasjonen både på enhetsnivå for ansatte og på helhetsnivå for politikken, forklarer hun.
Fokus på forretningsdialoger og sjekklister
– Knyttet til forretningsdialoger har vi en sjekkliste som vi har jobbet med suksessivt over noen år. Til å begynne med svarte en av avdelingenes enhetsledere på den. I fjor var det første året alle enhetsledere i våre tre avdelinger hadde forutsetninger til å svare, så vi fikk resultater for hele forvaltningen. Det utgjør en del av virksomhetsdialogen som vi følger opp i forhold til utviklingsarbeidet i enhetenes virksomhetsplaner.
– Vi avdelingsledere møter alle enhetsledere som vi har ansvar for fire ganger i året, og poenget med de møtene er at det skal være en støttende og oppfølgende dialog. Her får vi oversikt på forvaltnings-nivå over hvordan vi ligger an med personalspørsmål, virksomhetsspørsmål og kvalitetsspørsmål fra ulike aspekter på en strukturert måte, samtidig som vi støtter virksomhetens utviklingen gjennom dialog. Deretter samordner vi alt i Stratsys.
Tydeliggjøring av mål og retning
– Jeg tenker at systemet har vært en forutsetning for å fange opp virksomhetens resultater, planlegge for forbedring og følge opp hva vi har gjort og hvorfor, sier PG. Vi kan enkelt vise hvordan styringssystemet vårt for kvalitet er bygget opp og at vi har ting på stell i årlige oppfølginger mot for eksempel politikken.
"Systemet har vært en forutsetning for å fange opp virksomhetens resultater, planlegge for forbedring og følge opp hva vi har gjort og hvorfor."
Karl forteller videre at systemet tydeliggjør målet og retningen og hva som skal følges opp, mål og delmål er godt pekt ut og hvordan man skal oppfylle ulike kvalitetskrav og andre krav.
– Det gir oversikt og presisjon og håndterbarhet, fortsetter Monica. Det er veldig vanskelig å jobbe som enhetsleder med så mange aspekter av arbeidet som man må skal ta inn over seg, systemet hjelper og gjør det til forståelig arbeid, avgrenset og omfangsrikt; alt på samme tid. Ting kommer ikke ad hoc, men selvkontroll er selvkontroll og forretningsplanen er forretningsplanen, alt dette blir tydelig i systemet.
– Med Stratsys får man et helhetlig syn på virksomheten samlet, man merker at hvis man bruker ett system så kjenner man seg igjen og kan bruke flere fordi det ser likt ut og det er lettere å samle de ulike perspektivene på virksomheten, sier PG.
– Jo flere ting som finnes der, desto mer lærer man seg av hvordan grensesnittet og miljøet fungerer, jeg har alltid Stratsys oppe og det er deilig å slippe å gå og lete etter noe, siden alt man samler her er her og det er lett å finne frem til, avslutter Carl.
.png?width=1149&height=553&name=Kopia%20av%20Image%20based%20CTA%20-%20end%20of%20blog%20post%20(3).png)
