I Gävle er Stratsys Edtech-pakkeløsning implementert til fordel for åpenhet, effektive arbeidsmetoder og økt ekvivalens. I dette kundecaset forteller Tobias Winterliv, rektor for Lillhagens rektorområde i Gävle, mer om hva slags resultat samarbeidet med Stratsys har gitt.
Utfordring – fordele ressursene jevnt i klassene
Utdanning Gävle har 3000 ansatte, en omsetning på 2,4 milliarder svenske kroner; og består av skoleformene barnehage, grunnskole, videregående skole og spesialskole. Tobias forteller at de største utfordringene ligger i å skape ekvivalens og en jevn ressursallokering i klassene.
Løsning – skape oversikt med verktøy for ressursallokering
– I dag bruker vi Stratsys Edtech-pakkeløsning, noe som innebærer at alle de sentrale prosessene som skoleledere og rapportører engasjerer seg i, samles på ett sted, forteller Tobias. Dette omfatter blant annet det systematiske kvalitetsarbeidet, den systematiske arbeidsmiljøstyringen og ressursplanleggingsverktøyet. Stratsys Edtech er tilpasset alle brukere uavhengig av skoleform, enhet eller område.
Tobias forteller at de tidligere jobbet med papirversjoner som fantes i en perm på hver ekspedisjon. Ved hjelp av ressursplanleggingsverktøyet kan nå hele organisasjonen enkelt få en klar oversikt over hvilke lærere de har kontra lærerlisenser, budsjett, planlegging og oppdrag.
– Det forenkler prosessene våre enormt, og vi kan si farvel til den store whiteboard-tavlen som er dekket av post it-lapper, forklarer Tobias. Nå har vi fått et system som er enkelt og håndterbart for meg som rektor, jeg kan enkelt fordele ressurser innenfor mitt område og se hvor personaltett det er på hver enhet. Lærerlisenser hentes direkte fra Utdanningsetaten, noe som også forenkler arbeidet. Utfordringene som fantes før, finnes ikke lenger i samme grad takket være ressursplanleggingsverktøyet.
Økt ekvivalens gjennom ressursallokering
Han forteller videre at klarheten i verktøyet gjør det enkelt å kommunisere oppdrag til lærerne. Det går raskt å forklare på en klar måte hvilke klasser, undervisningstid og hva som forventes av respektive ansatte. Tidligere jobbet man mer analogt, der hver skoleleder hadde sin egen modell. Nå finnes all informasjonen samlet på ett sted, og alle har tilgang til den, noe som forenkler kommunikasjonen.
Tobias er også overbevist om at det blir en mer sammenhengende ressursplanlegging ved hjelp av Stratsys. Som rektor for et helt område kan man havne i situasjoner der man må låne ressurser mellom skolene. I ressursplanleggingsverktøyet kan du se hvilke skoler som trenger ressurser og hvor det kanskje finnes overflod i noen emner – slik at man kan fordele jevnt i mellom skolene. Det øker i sin tur ekvivalensen i klassene.
Smidig overgang ved endring av rektor
– Å ha all informasjon samlet på samme sted gjør det tidseffektivt hvis en skoleleder har forlatt oppdraget sitt og en ny leder må overta dokumentasjonen, forteller Tobias. Med Stratsys trenger man ikke å lete etter informasjon, fordi man enkelt kan overta alt via systemet, og virksomheten kan fortsette som vanlig uten avbrudd. Det fremmer også den kollegiale læringen mellom skoleledere, da det tilgengeliggjør informasjonmellom skoler og gjør det mulig å lære av hverandre.
Hva er din favorittfunksjon i Stratsys?
– Situasjonsanalyse er en favoritt for min del, forteller Tobias. I min rolle som rektor får jeg lett en rask oversikt rundt enhetens status basert på læreplanmålene. Men det beste med Stratsys generelt er at det har endret hele min tankegang rundt det systematiske kvalitetsarbeidet. Den røde tråden og hvordan alt henger sammen har blitt mye tydeligere.
