Høsten 2009 opplevde Nybro kommune et behov for å tydeliggjøre og effektivisere arbeidet med planlegging og oppfølging.
Det manglet en felles prosess og struktur for hvordan arbeidet skulle gjøres, og det administrative arbeidet var omfattende. Kommunens forvaltninger brukte office-pakken men gjennomførte oppfølgingsarbeidet på ulike måter, hvilket krevde en stor arbeidsinnsats for å sammenstille informasjonen og få en god oversikt. Fokuset havnet på administrasjon fremfor analyse.
"Det var vanskelig, om ikke umulig, å se hvordan alle målene og oppdragene hang sammen og hvordan de sammen skulle føre til ønsket utvikling og måloppfyllelse", sier kommunalsjef Jan Lagerqvist.
Våren 2010 ble prosjektet innledet for å se over prosessen for planlegging og oppfølging. Nybro ønsket å tydeliggjøre styringsmodellen og flytte fokus fra detaljer til overordnede mål. Fra tidligere å ha en uklar målstruktur og terminologi, ble arbeidet forenklet til å bruke mål, nøkkeltall og aktiviteter i stedet. En viktig del av arbeidet ble å jobbe med færre og tydeligere overordnede mål.
"Stratsys gir forutsetninger for å bryte ned og nyansere ulike elementer, hvilket gir et tydeligere bilde i driftsrapporter og i dialog mellom drift og politikk, men også innad i kommunen."
- Caroline Johansson, utviklingskoordinator, individ –och familjeförvaltningen.
Ved hjelp av Stratsys har kommunen dermed effektivisert oppfølgingsprosessen sin og lager komplette oppfølgingsrapporter, delårsregnskap og årsrapporter direkte i verktøyet. Tiden som tidligere ble brukt på rapportering og sammenstilling av virksomhetskritisk informasjon kan i dag i stedet brukes på konstruktivt analysearbeid og kvalitativ oppfølging.
"Med Stratsys har vi fått bedre framsyn i rapporteringsarbeidet og en tydelig kobling mellom mål, resultater og aktiviteter. Det har også resultert i tidsbesparelser i form av kortere saksbehandlingstid", forteller Camilla Kallenberg, utviklingssjef for barn och utbildningsförvaltningen.
Styringssystem for systematisk kvalitetsarbeid i henhold til SOSFS 2011:9
Da de nye reglene for styringssystemer for systematisk kvalitetsarbeid (SOSFS 2011:9) trådte i kraft, så Nybro fordelene med å håndtere dette i Stratsys. I verktøyet samordnes virksomhetenes prosesser, rutiner og aktiviteter, samt rangert og fordelt ut ifra ansvar. Alt foregår i en enhetlig struktur som synliggjør den røde tråden gjennom hele prosessen. Arbeidet med å systematisk og kontinuerlig utvikle virksomhetens kvalitet dokumenteres i verktøyet og resulterer i en Pasientsikkerhets- og kvalitetsrapport.
Ytterligere bruksområder som kommunen håndterer i verktøyet er skolens systematiske kvalitetsarbeid og fremover planlegger de å håndtere også internkontrollen sin i Stratsys; samt en integrasjon mot kommunens økonomisystem. Ved å automatisere overføringen av utfallsverdier, kan virksomheten fokusere på å analysere utfallene i stedet for manuell håndtering.
