Lantmäteriet er en myndighet med 2000 ansatte fordelt på 20 lokasjoner i Sverige som merket nettopp disse vanskelighetene. De ønsket å få bedre oversikt over planleggingen og oppfølgingen sin og effektivisere rapporteringsprosessen.
Rapporteringen innenfor myndighetens enheter ble tidligere gjort ved bruk av Office-dokumenter som ble sendt ut til de berørte. Disse ble ofte modifisert, noe som innebar mye arbeid med å kompilere og få god oversikt. Rapporteringen ble ofte forsinket og dokumentene ble lagret der bare et fåtall kunne se dem.
"Ved hjelp av Stratsys holder vi tidsfristene våre bedre! De ansatte leverer rapportene sine i tide og det er lettere å kontrollere hva rapporteringen skal inneholde og hva som forventes av de ansatte ved rapportering, hvilket skaper bedre enhetlighet. Vi har fortsatt noen Excel-maler, for budsjett og økonomisk oppfølging, men deler av informasjonen legger vi inn i rapporter i Stratsys, integrasjon mot økonomisystemer vil lette dette ytterligere og vil kanskje være aktuelt i fremtiden. Fordi rapporteringen for det meste gjøres i Stratsys, får alle tilgang til rapportene; og dersom det gjøres endringer ligger gjeldende versjon alltid i Stratsys. Alle får tilgang til informasjonen, både brukere og lesere", forteller Mona Algerstam, kontroller i Lantmäteriet.
Lantmäteriet har brukt Stratsys siden 2012 for planleggingen og oppfølgingen sin av styringskortmål, målinger og aktiviteter. Indikatorer og handlingsplaner; samt styringskorts- og prosessrisiko følges også opp i verktøyet. Videre skrives forretningsplaner og kvartalsvise oppfølgingsrapporter direkte i Stratsys.
Ved å samle all informasjon vedrørende virksomhetens planlegging og oppfølging i Stratsys kan man enkelt bruke søkemotoren til å produsere rapporter på ulike områder og til ulike formål.
"Vi genererer enkelt rapporter til daglig leder og til styret fra Stratsys ved å filtrere frem den informasjonen som er relevant og deretter mate den inn i Office-dokument eller pdf."
Ved hjelp av Stratsys har Lantmäteriet effektivisert oppfølgingsprosessen sin og oppretter komplette oppfølgingsrapporter direkte i verktøyet. Tiden som tidligere ble brukt på rapportering og sammenstilling av virksomhetskritisk informasjon kan nå i stedet brukes på konstruktivt analysearbeid og kvalitativ oppfølging.
"Stratsys hjelper oss å effektivisere virksomhetsstyringsprosessen ved å gjøre det enklere å få oversikt og prioritere, på denne måten blir vi mer effektive og kan fokusere på det som er viktigst. Vi har merket at kvaliteten på rapporteringen har blitt forbedret og at vi får bedre oversikt enn før, men det er gjenstår fortsatt en del som har behov for å forbedres", avslutter Mona.
