Hos Läkemedelsverket så de et behov for IT-støtte i arbeidet med målstyring og rapportering samt med planlegging og oppfølging. De ønsket bedre oversikt over planleggingen og oppfølgingen, og de ville slippe den gamle måte å jobbe på, der Word-maler ble sendt rundt i organisasjonen. Malene kunne endres ute i virksomheten, og kolonner og overskrifter kunne legges til, noe som gjorde de vanskeligere å sammenligne.
«Vi trengte et helhetlig bilde av planleggingen og oppfølgingen vår samt muligheten til å vise det på forskjellige måter og med forskjellige utvalg. Alt fra en rask oversikt til et mer detaljert bilde med kommentarer og start- og sluttdatoer. Vi ville også vise hvordan planleggingen og oppfølgingen henger sammen, fra de strategiske målene og helt ned på aktivitetsnivå. Ytterligere krav var å finne et system som er transparent, og som bidrar til en mer enhetlig arbeidsmetode og struktur på rapporter. Dette for at vi skal kunne ha mer fokus på innhold enn på utforming», forteller Eva-Lena Laier, koordinator/objektspesialist i Läkemedelsverket.
Da Läkemedelsverket begynte å jobbe med Stratsys, valgte de å bygge opp en styringsmodell for virksomhetsplanlegging og -oppfølging som tok utgangspunkt i myndighetens strategiske plan, balansert med fem perspektiver. Ved planleggingen ble det brukt en rød tråd-visning som tydelig visualiserer hvordan virksomhetsmål, mål og aktiviteter henger sammen med overordnede mål og visjoner. Ved hjelp av en felles rapportstruktur med ferdige maler sikrer man at hele myndigheten rapporterer på samme måte. Eva-Lena Laier er fornøyd.
«Mye har blitt enklere. Som for eksempel å kunne se og dra nytte av hva vi skrev under samme overskrift i den forrige rapporten, og hva underliggende enheter har skrevet. Det har også blitt enklere å se hva som skjer innenfor de forskjellige virksomhetene, og å samle rapporteringen. En annen fordel er at vi med Stratsys har fått en mer enhetlig måte å arbeide på, slik at det blir enklere å hjelpe hverandre. Det er enkelt å lage rapporter, og vi slipper å bruke tid på å korrigere skrifttyper og lignende. Vi får fine og informative visninger helt automatisk uten å måtte klippe og lime, slik vi måtte gjøre tidligere fordi all informasjonen lå i forskjellige Word-dokumenter.»
I dag bruker Läkemedelsverket Stratsys til virksomhetsplanlegging, arbeidsmiljøplaner, risikoanalyser i henhold til FISK, samt til planlegging og oppfølging av statlige oppdrag. I fremtiden planlegger de å utvide bruken med flere bruksområder.
«Jo mer av planleggingen vi legger inn i Stratsys, desto enklere blir planleggings- og oppfølgingsprosessen, og samtidig blir medarbeiderne våre tryggere og mer vant til å bruke verktøyet», avslutter Eva-Lena.
