I dette kundecaset forteller Jon Torp fra Humana, en av Norges ledende foretak innen personlig assistanse, hvordan Stratsys har forbedret kvalitetsarbeidet og lagt til rette for ISO-sertifisering.
Bakgrund
Humana har kunder og ansatte over hele Norge, noe som øker behovet for et godt strukturert system for kvalitetsarbeid. En stor del av behovet handler om å kunne dokumentere arbeidet i et kvalitetsstyringssystem og tilgjengeliggjøre det for sine ansatte, men også for sine oppdragsgivere; kommunene.
Da Jon begynte på Humana i 2015 var det generelt svært lite dokumentasjon og ikke noe enhetlig kvalitetsarbeid, de brukte hovedsakelig papirpermer. Etter hvert ble det bygget en digital struktur ved hjelp av Windows sine gule mapper, noe som var en forbedring, men som gjorde versjonshåndtering av dokumenter vanskelig. I dag bruker Humana i stedet Stratsys (som de internt kaller Parus) – en arbeidsmetode de føler seg tryggere med.
Enklere å ISO-sertifisere med digitalt verktøy
– Det er viktig at vi har et godkjent kvalitetsarbeid der det er orden og ryddig, forklarer Jon. I Norge bestemmer hver kommune hvilke private leverandører som får levere personlig assistanse og man konkurrerer hovedsakelig på kvalitet. Ettersom vi har samlet kvalitetsarbeidet vårt digitalt i Stratsys – forenkler det når vi skal vise vår arbeidsmetode for interessenter og kunder.
En av fordelene til Humana er at de også er sertifisert med ISO 9001, som er et sterkt kvalitetsstempel i seg selv. ISO-sertifiseringer er ikke så vanlig i bransjen. Jon forteller at det i dag er ca. 3-4 private virksomheter innen personlig assistanse i Norge som er ISO-sertifisert. Dette har igjen ført til at flere kommuner har vist interesse for Humana som leverandør.
– Det er veldig praktisk å ha all kvalitetsdokumentasjon samlet i ett system, i dag har vi ikke et eneste papir lenger, sier Jon. Å samle alt digitalt forbedret kvalitetsarbeidet, noe som gjorde det lettere når vi ønsket å bli ISO-sertifisert. Vi trengte bare å gi den som skulle sertifisere oss tilgang til vårt kvalitetsarbeid i Stratsys, der var alt som trengtes for at vi skulle kunne bli godkjent for ISO 9001.
Kontinuerlig forbedringsarbeid - hjemmefra eller på kontoret
Men ISO-sertifiseringen har ikke bare vært en døråpner på markedet, den har også gitt en ny fantastisk måte å jobbe på. Det er ikke bare en medalje som sier at du har gjort en god jobb, forklarer Jon, fremfor alt gir den nye muligheter for å kvalitetssikre det vi gjør.
– Vi trengte virkelig et digitalt verktøy for å samle all informasjon på ett sted, slik at vi kunne kvitte oss med de gamle gule mappene i Windows. Med Stratsys har vi fått en helt annen versjonshåndtering enn tidligere. Nå kan vi enkelt sørge for at vi har riktige versjoner av dokumenter, noe som reduserer risikoen for misforståelser og gir alle ansatte oversikt.
Den digitale arbeidsmetoden har også gjort det lettere under den nåværende koronakrisen. Jon forteller at da Korona slo til kunne personalet enkelt fortsette arbeidet hjemmefra, det var ikke nødvendig å gå inn på kontoret ettersom all informasjonen var tilgjengelig digitalt.
Om noe er uklart, kan man nesten alltid henvise til Stratsys – og om informasjonen ikke er der så sørger man for å legge den til. På denne måten jobber man hele tiden med å oppdatere og kvalitetssikre prosessene.
– I dag kan vi til og med gjøre onboarding med nye medarbeidere digitalt. Nyansatte kan enkelt få tilgang til all informasjonen de trenger, sier Jon. Nå som vi har kommet inn i arbeidsmetoden er det fantastisk å dokumentere og se hvor mye vi faktisk gjør, vi kan følge arbeidet på en helt annen måte enn før.
