I denne kundecasen forteller Maria Svärd, Christer Boklund og Ulf Bergkvist fra Domstolsverket om sine erfaringer med Stratsys, og de deler også suksessfaktorene for et vellykket digitaliseringsprosjekt.
Med innholdet ønsker vi å inspirere både eksisterende og fremtidige kunder til å digitalisere, og vi vil fremheve fordelene ved å samle all informasjon på én felles plattform.
Domstolsverket og deres 400 medarbeidere har brukt Stratsys side 2004. I dag er verktøyet en naturlig del av virksomhetens ledelse og styring, men det har ikke alltid vært slik. Gjennom digitaliseringsreisen har de hatt både suksesser og motgang.
– Det tok tid å implementere verktøyet, og i starten var vi ikke spesielt flinke til å bruke informasjonen fra Stratsys, forteller Christer Boklund. I dag er situasjonen en helt annen. Stratsys har blitt et naturlig og verdifullt verktøy for hele organisasjonen.
«Da vi bestemte oss for å bli digitale, startet reisen, og det var da vi virkelig begynte å bruke verktøyet. En viktig grunn til at endringen ble en så stor suksess gjennom hele organisasjonen, er at vi valgte å virkelig satse på digitaliseringen.»
– Vår reise er ikke unik, og det er helt sikkert mange andre virksomheter med lignende utfordringer, som kan kjenne seg igjen. Det er også derfor vi mener det er viktig at vi deler den, sier Christer.
Målet: Forbedringsarbeid med fokus på digitalisering
Sveriges Domstolars visjon er å sikre rettferdighet ved hjelp av rask saksbehandling og enhetlig bruk av lovverket. Domstolsverkets oppgave er å fordele budsjettet mellom de 80 domstolene i Sverige, samt å støtte domstolenes 7000 medarbeidere med administrativ støtte og service.
Veien mot å oppfylle visjonen har ikke alltid vært snorrett. I 2016 ble Domstolsverkets styringsprosess kontrollert av Internrevisionen (IR).
– Rapporten var ikke hyggelig lesning, forteller Christer. Den viste at styringsprosessen vår var preget av utydelige mål, tunnelsyn og aktivitetsstyring. Selve resultatet var ingen stor overraskelse, men det var en medvirkende faktor til at det endringsarbeidet som vi til en viss grad allerede hadde påbegynt, fikk høyeste prioritet!
Utfordringen: Å samle informasjonen på ett sted
– En viktig del av endringsarbeidet ble å gå fra aktivitetsstyring til målstyring, og for å oppnå det utarbeidet vi et strategikart. Tanken med strategikartet er at man skal visualisere hvor man er på vei, ved å tydeliggjøre mål for virksomheten. Strategikartet skal være et grunnlag ved prioritering av tiltak og ved oppfølging av måloppfyllelsen. For å siker at det som skal gjøres, blir gjort – og får ønsket effekt, forklarer Christer.
– Etter ett års arbeid med å gå gjennom styringsprosessen, inkludert en fullstendig oppdatering av Stratsys som systemstøtte, startet vi virksomhetsplanleggingen for 2018. Vi mente vi hadde et godt grunnlag. Med vårt nye, fine strategikart som utgangspunkt, en oppdatert prosess samt grunnleggende kunnskap om målstyring. Hva kunne gå galt?
– Noen måneder senere måtte vi skuffet innse at den nye styringsprosessen ikke hadde fått det løftet vi hadde ønsket og trodd at den skulle få, forteller Christer. Hvorfor? Det var flere grunner til det. For det første trengte organisasjonen mer tid til å bli vant til å jobbe på en ny måte og lære seg hva det innebar. Men det fantes også grunner som ikke kom til å forsvinne over tid. Den ene var papirhåndteringen!
«Tidkrevende og lite effektive maler som skulle fylles ut, skapte en følelse av en foreldet måte å arbeide på, lang fra digitaliseringens muligheter.»
– Vi holdt på å drukne i papir … 40 sider per avdeling bare for å dokumentere virksomhetsplanen.
Og vi var ikke i steinalderen, for vi hadde både Word, Excel og andre digitale verktøy. Men det var mye som skulle fylles ut, skrives ut, bearbeides, fylles ut på nytt og til slutt registreres i Stratsys. Vi innså at vi måtte kvitte oss med papiret for å få det resultatet vi ønsket.
Løsningen: Å kvitte seg med papiret!
– Vi trengte et digitalt verktøy for å kunne kvitte oss med papiret. Vi hadde allerede Stratsys, men vi hadde ikke brukt verktøyet fullt ut. Vi fant ut at hvis Stratsys ble brukt på riktig måte, hadde det alt vi trengte for å effektivisere arbeidsflyten og kvitte oss med papirene.
– Hvorfor ble det en suksess? Fordi det ble virkelighet, mener Maria Svärd. Vi samlet all informasjonen på ett sted – i Stratsys. Det viktigste for oss var at vi skulle slippe å ha øyer av informasjon som ikke hang sammen.
«Ved å samle alt i Stratsys fikk vi fullstendig oversikt, og vi kunne visualisere hele styringsprosessen.»
– I Stratsys blir hver avdelings forutsetninger visualisert for ledergruppen. Det danner grunnlaget for virksomhetsplanleggingen vår, forteller Maria. Ved hjelp av verktøyet kan de forskjellige avdelingene registrere tiltak og fortelle hva de mener må gjøres for at målene skal kunne oppnås. Vi får et felles bilde av hvorfor, hvordan og når tiltakene skal gjennomføres. Nå ligger nesten all informasjon på samme sted, noe som er nyttig for medarbeidere, ledere og revisorer.
Resultatet: En felles måte å jobbe på
– Hva er det beste med Stratsys?
At alt henger sammen. Enkelheten og åpenheten i verktøyet og kontinuerlige forbedringer i arbeidet vårt, svarer Ulf Bergkvist. Stratsys har hjulpet oss i mål med digitaliseringsreisen vår. I tillegg har verktøyet gjort revisorene våre glade. De er takknemlige for åpenheten og tydeligheten som blir mulig med Stratsys, mener Ulf.
– Administrasjonen tar mindre tid, samtidig som den bidrar til utviklingen av virksomheten. Ved revisorenes gjennomgang av styringsprosessen i 2018 kunne de rapportere en betydelig forbedring sammenlignet med 2016.
«Vi liker transparensen i verktøyet, at det er åpent, og at alle som trenger tilgang til informasjonen, har det. Det gjør det lettere å administrere. Transparensen gjorde det mulig for hele virksomheten å delta, og det økte også engasjementet for den nye måten å jobbe på.»
Det kan ofte være utfordrende å få med seg medarbeiderne, men med en felles plattform ble det enklere å rettferdiggjøre hva som skulle gjøres – og hvorfor. Det felles arbeidsverktøyet reduserte også misforståelser og dobbeltarbeid. Mindre feilsøking gjorde at medarbeiderne kunne fokusere på viktigere arbeidsoppgaver, noe som ga bedre resultater og et bedre arbeidsmiljø.
Ingen dokumenter gitt tapt, og de riktige versjonene ble delt med resten av organisasjonen. Alle fant det de trengte – når de trengte det. Sammen kunne man nå jobbe mot felles mål og tilpasse arbeidet etter det.
Vil du vite mer om hvordan Stratsys kan hjelpe virksomheten din? Da kan du kontakte oss! Vi snakker gjerne mer om digitalisering og virksomhetsplanlegging over en kopp med kaffe.
