I dette kundecaset forteller Maria Sjölund, kvalitetsutvikler, og forvaltningssjef, Tobias Ekblad, i Ronneby kommune om hvordan Stratsys har effektivisert deres måte å jobbe på i skolevirksomhetene deres.
Bakgrunn
Ronneby kommune har i overkant av 1200 ansatte og en omsetning på 740 millioner. I arbeidet deres bruker de Stratsys sine verktøy for ressursplanlegging, systematisk kvalitetsarbeid og strategisk planlegging.
Utfordringen: å organisere det systematiske kvalitetsarbeidet
– En av våre store utfordringer er kompetanseforsyning, innleder Tobias. Å sikre at vi har lisensiert personale ved å være en attraktiv arbeidsplass, men også for å utvikle og beholde de ansatte vi har.
– I løpet av de siste 4-5 årene har vi hatt en enorm pågang av elever og fokus har vært på å ta vare på dem på best mulig måte. Av den grunn har vi ikke hatt tid eller energi til å gjennomføre det systematiske kvalitetsarbeidet fullt ut. Målet vårt nå er å komme i gang med å jobbe mer strategisk igjen og sikre at det vi gjør i dag blir holdbart over tid.
– Det er en utfordring å drive det systematiske kvalitetsarbeidet og nå ut til elevene med det, fortsetter Maria. Som kvalitetsutvikler er det min oppgave å sørge for at virksomhetsledere og rektorer får rett støtte, slik at vi sammen kan bidra til at virksomheten blir litt bedre hele tiden. I dag er en del av denne støtten Stratsys.
– Verktøyet hjelper oss med å få hele virksomheten med på toget når vi kjører diverse forbedringsarbeid. Det gjelder å sørge for at alle berørte involveres i arbeidet for at det skal gi effekt helt ut i klassene.
– En utfordring vi hadde før Stratsys var å gjøre en god vurdering av virksomheten som helhet, trekke kloke konklusjoner basert på analyser og vite hvordan vi skal prioritere, forteller Tobias. I dag kan det fortsatt være litt spredt når det kommer til det systematiske kvalitetsarbeidet, men vi er på veldig god vei takket være verktøyet.
Løsningen: å finne et felles språk
– Før Stratsys kom inn i bildet brukte flere av våre rektorer hjemmesnekrede løsninger i Excel og lignende. Dette gjorde det vanskelig å få ordentlig oversikt over virksomhetens ressurser. Den røde tråden og åpenheten mellom skolene manglet. Stratsys har muliggjort en dialog mellom skolevirksomhetene og en kollegial læring som ikke fantes på samme måte tidligere, forklarer Tobias.
– Verktøyet har også vært en stor støtte for rektorene i kvalitetsarbeidet, mener Maria. Før vi implementerte Stratsys gjorde vi en forstudie for å kartlegge organisasjonens styrker og hva vi trengte å forbedre. Resultatet ble at vi trengte å fremme kollegial læring mellom rektorer for å forhindre en spredt måte å jobbe på. Stratsys har vært til stor hjelp med nettopp det.
– Etter forstudien ble det klart for oss at vi trengte et system som er tilpasset våre behov og vår virksomhet, ikke omvendt. Stratsys var tydelig på at vi sammen skulle bygge et system basert på våre behov og det føltes veldig bra å høre, fortsetter Tobias. Når vi fikk et bedre bilde av våre behov, innså vi at det ikke fantes noe annet oppsett som passe vår måte å jobbe på.
Hva er det beste med Stratsys?
– Vi er ikke helt ferdige med oppsettet i Stratsys ennå, men vi kan allerede se en hel del resultater. Økt tydelighet for eksempel, vi har fått mye bedre konsensus rundt vår måte å jobbe på. Tidligere ble kvalitetsarbeidet gjort isolert på enhetene, hver rektor jobbet hver for seg og det fantes ikke noe direkte forum eller system hvor man kunne utveksle erfaringer eller få støtte. Med Stratsys kan rektorer lettere hjelpe hverandre i oppfølging og analyse.
– Stratsys er ikke bare et verktøy for oss, men en komplett pakke knyttet til kvalitetsarbeidet. I fremtiden vil vi ha gjentakende møter med våre rektorer hvor vi synliggjør hver enhets styrker og utfordringer. Stratsys er ikke bare et system å dokumentere i, men en måte å jobbe på som vi arbeider intensivt med å få ut.
– I oppstartsfasen har vi også brukt Stratsys Meetings, noe som har vært til stor hjelp, fortsetter Tobias. Der kan vi enkelt følge opp hvem som har ansvar for hva og hva som må gjøres.
– Responsen fra organisasjonen har vært positiv, med en enorm interesse og høyt ambisjonsnivå, forteller Maria. Det finnes en enorm vilje til å jobbe videre med verktøyet. Forstudien har gitt stor verdi i ettertid, da den har hjulpet oss med å skape et felles språk.
– Avslutningsvis er verktøyet engasjerende, det føles brukervennlig og lett tilgjengelig. Kommunikasjonen med Stratsys sine konsulenter har også vært veldig god gjennom hele prosessen, de har vært profesjonelle og tydelige på hva de kan levere og ikke. Det har hele tiden føltes som om vi jobbet mot et felles mål, Ronneby kommune og Stratsys sammen.
