I dette kundecaset forteller Per Jervfors, økonomisjef hos Pireva og prosessansvarlig superadministrator i Stratsys, hvordan det gikk når Stratsys sine verktøy ble implementert i organisasjonen. Han forteller blant annet om hvordan Pireva sin forretningsplan ble transformert fra et skrivebordsprodukt til en levende prosess som skaper deltakelse og ambisjon i hele selskapet.
Bakgrunn
Pireva vatten och renhållning er et kommunalt VA-selskap i Piteå kommune i Sverige med 78 ansatte og en omsetning på 173 millioner SEK. Siden høsten 2017 har Pireva jobbet med virksomhetsstyringen sin i Stratsys. De har også nylig gjennomført et implementeringsprosjekt med internkontroll.
Utfordringen: å bringe selskapet sammen til "én Pireva"
– For Pireva var forretningsplanen for et par år siden mer et ark på én side som ble støvet av et par ganger i året. Majoriteten av virksomheten visste knapt at den eksisterte, forteller Per.
– Utfordringen før Stratsys var å skape en forretningsplan som gjennomsyret hele virksomheten, for å bringe selskapet sammen til «én Pireva». Selskapet består av fem anlegg som tidligere har vært drevet mer eller mindre som sine egne, forklarer Per. Vi trengte å finne en måte å få personalet delaktig og skape en rød tråd fra de egne innsatsene til organisasjonens overordnede mål og strategier.
På Pireva var det også et stort behov for å få støtte i prioriteringen av mål og aktiviteter, slik at man ikke løp etter alle ballene samtidig. Behovene selskapet hadde angående sin virksomhetsstyring kunne ikke løses av den eksisterende Excel-filen.
Hvorfor Stratsys?
Piteå kommune har vært kunde hos Stratsys i flere år, og deres selskaper, inkludert Pireva, rapporterer til kommunen gjennom verktøyet. Ettersom Pireva allerede var kjent med Stratsys, var de interessert i å se hvordan verktøyet kunne løse selskapets utfordringer.
– Vi ble hektet på enkelheten og den røde tråden, hvordan medarbeiderne kan koble sitt eget arbeid til visjonen vår og målene våre, forteller Per. Verktøyet føltes også veldig fleksibelt, ettersom vi ikke trengte å presse oss selv inn i noen Stratsys-mal, og heller kunne skape en virksomhetsstyring i verktøyet som var i symbiose med vår egen forretningsplan.
– Å bruke Stratsys til egen virksomhet kontra å rapportere til kommunen i verktøyet kan ikke sammenlignes, mener Per.
– Før rapporterte vi om mål og nøkkeltall som var satt av noen andre, det ga ikke alltid verdi for oss og vår organisasjon. Når vi begynte å jobbe med vår egen virksomhetsstyring i Stratsys, erstattet vi 80 % av nøkkeltallene. Der så vi store fordeler med å ha samme verktøy som kommunen, ettersom vi kunne vise hvorfor de nye nøkkeltallene var mer relevante for oss ved å visualisere det i Stratsys, forklarer Per. Nå er rapportene vi skriver basert på ting vi har valgt selv og nå er det plutselig lett, det gir en helt annen mening!
Løsningen: en felles arbeidsmetodikk
I dag jobber Pireva ut ifra fem strategiske områder, og med utgangspunkt i disse områdene får hver avdeling ta frem sine egne prioriterte aktiviteter.
– I løpet av det første året med Stratsys hadde 94 % av våre ansatte minst én aktivitet i Stratsys, forteller Per. Alt fra en VA-ingeniør som kunne ha som aktivitet å skape en kriseplan for VA, til en renholder på gjenvinning som skulle male trafikklinjer på gjenvinningssentralen – alle har like stor verdi, alle skal føle seg involvert i utviklingen!
– En av de store fordelene med Stratsys er at man har daglig oversikt over virksomhetens status, fra enheter lengst nede i organisasjonen hele veien opp til ledelsen vår. Man har hele tiden oversikt over tidsplanen og kan passe på at ingenting faller gjennom sprekkene, sier Per.
I Pireva jobber man med månedlige møter for å ha en kontinuerlig oversikt over status i virksomheten. Da møtes administrerende direktør, økonomisjef og kontroller sammen med avdelingslederne.
– Alle har samme bilde og så går vi gjennom resultatbudsjett, investeringsbudsjett og forretningsplan, forklarer Per. Alle ser hvilke aktiviteter som er forsinket, og skulle en aktivitet bli forsinket tredje måned på rad, er det ingen risiko for at vi går glipp av det.
En stor gevinst med verktøyet er at de har spart veldig mye tid, hovedsakelig når det kommer til rapporteringen.
– Vi kan hente ut rapporter på en veldig fleksibel måte, både innad i organisasjonen, men også oppover til styret vårt og eierne våre, sier Per.
I tillegg til tidsbesparelser og en tydeligere måloppfølging, som er tydelige gevinster med Stratsys, mener Per at verktøyet har bidratt til en større totaleffekt som er vanskeligere å sette fingeren på. Selv om Stratsys er et strategisk verktøy som skal hjelpe organisasjoner til å se fremover og utvikle seg, mener Per at det også er store gevinster ved å bruke Stratsys også for å kunne se tilbake på hva man faktisk har oppnådd sammen.
– Det er bra å også kunne komme på hva man har gjort og føle seg stolt over det, det booster og skaper en herlig følelse. Det føles ut som at det har skjedd mye endringer siden vi begynte å jobbe med Stratsys, vi har sett veldig positive trender når det gjelder for eksempel helseundersøkelser og sykefravær, fortsetter Per. Stratsys er kanskje ikke hele årsaken til dette, men nettopp følelsen av å jobbe mot noe felles, av å ha mål fremover og at alle får kjenne at de bidrar til noe større i arbeidet sitt. Jeg tror at helheten gjør at folk føler seg mindre stresset.
