I dette kundecaset forteller Per-Ola, Økonomisjef for C4 Energi i Kristianstad, om hvordan de har digitalisert prosessene sine ved hjelp av Stratsys sitt verktøy for strategisk planlegging. Han deler også gjennomtenkte tips til bedrifter som er i ferd med å legge ut på en lignende endringsreise.
Bakgrunn
C4 Energi er et kommunalt eid energikonsern med en omsetning på ca. 600 millioner og har ca. 110 ansatte. Før Stratsys sitt verktøy for strategiske planlegging kom inn i bildet besto selskapets forretningsplan av egenutviklede maler i Excel, hvilket hadde sine fordeler og ulemper.
– Vi implementerte Stratsys ettersom vi trengte et felles verktøy, der flere medarbeidere kunne være inne og jobbe samtidig, forklarer Per-Ola. Vi ønsket også å få en bedre oversikt over virksomheten og smartere versjonshåndtering av alle filer.
Utfordringen: å skape tilgjengelighet og åpenhet
– Vår store utfordring har vært å digitalisere prosessene våre, vi ville vekk fra Excel, sier Per-Ola. Vi hadde behov for et system der vi kunne samle alt material og skape en felles sannhet.
– Det var når vi innså at vi trengte en bedre struktur for forretningsplanen vår at Stratsys kom inn i bildet. Verktøyet hadde den røde tråden som vi for øyeblikket manglet, og trengte, for å tydeliggjøre og forsterke vår strategiske planlegging.
Løsningen: å implementere et felles verktøy
– Ved hjelp av Stratsys sine verktøy kan vi få et mer oversiktlig bilde av virksomheten, som vi kan bruke ved planlegging, dialog og oppfølging, forklarer Per-Ola. Årsskifte-håndteringen i Stratsys er for eksempel en funksjon som vil hjelpe oss mye, da man får med seg fjorårets indikatorer og aktiviteter inn i neste planleggingsår. Vi kan deretter justere, legge til og fjerne informasjon uten å måtte hoppe mellom ulike filer.
– Stratsys har også økt åpenheten i virksomheten, nå kan flere få tilgang til informasjonen og se hvor mye vi selger av ulike deler, fortsetter Per-Ola. En funksjon jeg liker spesielt godt i verktøyet er drag and drop, som gjør at man enkelt kan flytte rundt tilhørighet for strategiske mål, indikatorer og aktiviteter.
– Det beste med Stratsys er den rene strukturen, visningene er grafisk lette å forstå og finne frem i, sier Per-Ola. Verktøyet har forenklet arbeidshverdagen min på flere måter, for eksempel trenger jeg ikke lenger å minne organisasjonen på tiltak som skal gjennomføres. Systemet gjør det for meg ved å bruke påminnelse-funksjonen. Stratsys har også gjort det enklere for vår administrerende direktør, da han har fått bedre oversikt og et helhetsbilde å diskutere rundt ved oppfølgingsmøter. Det hadde han ikke tilgang til på samme måte tidligere.
– Med Stratsys kan sjefene legge mer fokus på hva de skal rapportere og mindre på hvordan selve rapporten i seg selv ser ut, mener Per-Ola. Formatet er ferdig i verktøyet, så det behøver man ikke å tenke på. I stedet for å bruke tid på å lage en fin Powerpoint, så kan man fokusere på å sammenstille rapporten sin med oppfølging av indikatorer og aktiviteter.
Hvordan får man til et vellykket endringsprosjekt?
Å implementere Stratsys innebar en stor, men nødvendig, endring for virksomheten. Per-Ola konstaterer at samarbeidet med konsulentene fra Stratsys har fungert godt gjennom hele implementeringsfasen.
– Vi har fått veldig god behandling, forteller Per-Ola. Stratsys sine konsulenter har vært dyktige, kompetente og tilgjengelige. Hvis vi tenker på noe, eller ønsker å endre noe, er de alltid raske med å fikse det. Det er virkelig et stort pluss!
– Utfordringen internt har vært å legge til enda et prosjekt på toppen av alt annet, sier Per-Ola. Å implementere et nytt system er sjelden smertefritt. Men med dagens endringstempo er det viktig å utvikle seg og lete etter måter å kontinuerlig forbedre seg som foretak. Vi har en innebygd drivkraft etter å bli bedre og mer effektive – og å implementere Stratsys er et steg på veien dit.
– Et tips til andre bedrifter som jobber med å implementere et nytt verktøy er å legge ekstra innsats i salgsarbeidet, mener Per-Ola. Legg vekt på fordelene med endringen og la «early adopters» i organisasjonen bli ambassadører. Det er viktig å få med seg de som kan snakke godt om systemet og la dem gå foran som et godt eksempel. På denne måten kan man også etter hvert få med seg de som er «slow starters». En endring behøver ikke være et nødvendig onde!
– Vi hadde en intern prosjektgruppe på fire personer i løpet av implementeringen som har hjulpet til og gitt support til resten av organisasjonen. I prosjektfasen hadde vi også tilgang til Stratsys Meetings, som var et utmerket verktøy for å sette opp og krysse av oppgaver, forteller Per-Ola. På denne måten fikk alle i prosjektgruppen oversikt over hva som hadde blitt gjort og ikke, et godt verktøy når man jobber med et endringsprosjekt, med andre ord.
