Mye er i endring i forbindelse med digitaliseringen. Arbeidsmarkedet fragmenteres og globaliseres, og med det ansattes forventninger, lojalitet og idé om hvordan den perfekte arbeidsplassen ser ut. Men hvordan påvirker egentlig alt dette arbeidsmiljøet i din bedrift? Og hvis arbeidsmarkedet digitaliseres, hvorfor skal arbeidsmiljøarbeid være analogt?
La oss se nærmere på om du kan digitalisere deg til et bedre arbeidsmiljø.
Men hva er egentlig et sunt arbeidsmiljø?
Som du sikkert vet, er et sunt arbeidsmiljø mye mer enn bare de fysiske forholdene. Det kan være alt fra planter og tilgjengelig naturlig lys til sikkerhet på din arbeidsplass, god ergonomi og god ventilasjon samt tilgang til pauserom med mer. Det som er viktig å huske er at et sunt arbeidsmiljø er et kraftig verktøy for å motivere personale og ansatte i en stressende atmosfære, samtidig som det faktisk bidrar til økt produktivitet og effektivitet.
Intensivkurs i arbeidsmiljø - 4 tips for å skape en sunn arbeidsplass
1. Bedriftskultur
Hver arbeidsplass har sin egen bedriftskultur. Det setter nesten alltid en standard som ansatte generelt følger og som i sin tur definerer hva som er «viktig» – ligger all makt i bedriften hos salgsstyrken eller er det produktutviklerne som setter agendaen? Er alle oppgaver basert på eget ansvar eller er det mikroledelse som gjelder? Listen kan bli lang.
Men en positiv og oppmuntrende bedriftskultur hjelper dine ansatte å nå nye høyder og deg med å beholde den beste kompetansen på markedet. Dessuten er det også høyere sannsynlighet for at det blir gjort en bedre jobb dersom du har fornøyde medarbeidere, og de forblir som regel lenger i bedriften.
2. Fysisk miljø, helse og sikkerhet på arbeidsplassen
Et sunt arbeidsmiljø omfatter, i tillegg til det fysiske miljøet, arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved å se på sikkerhet på arbeidsplassen og foreta kontinuerlige risikovurderinger er det mulig å redusere ansattes bekymringer, som igjen hjelper dem å holde fokus på de rette tingene.
Enkle grep kan ofte forhindre unødvendige risikoer som lett kan bli til fremtidige problemer. Et eksempel kan være å sikre at elektriske kabler festes eller føres på en måte som unngår risiko for fall eller slitasje – som kan skape kortslutning eller bli strømførende.
3. Helse og livsstil
Det er en enkel, men bevist sannhet; hvis en bedrift tar vare på sine ansatte, så vil de ansatte ta vare på bedriften. Ansatte er den viktigste ressursen til enhver organisasjon, og å bruke tid og ressurser på ansattes trivsel kan oppmuntre til bedre lagarbeid, økt produktivitet og redusere sykefravær og arbeidsulykker.
Du kan for eksempel hjelpe dine ansatte med å utvikle og opprettholde en sunn livsstil og gi slipp på eventuelle usunne og/eller risikable vaner de måtte ha. Å oppmuntre til ukentlige yoga- eller treningsøkter sammen med kolleger er en fin måte å fremme en sunn livsstil på.
4. Støttende arbeidsmiljø
Alle mennesker har sine problemer. Det er med andre ord bare menneskelig at visse personlige utfordringer og følelser blir med inn på arbeidsplassen. Som arbeidsgiver er det ingen god strategi å prøve å ignorere dine ansattes problemer, prøv i stedet å hjelpe dem med å finne kjernen til problemet. Det beste du kan gjøre for personalet ditt er å vise at du bryr deg. Når dine ansatte vet at du som arbeidsgiver stiller opp i tykt og tynt og at de kan komme på jobb selv om de ikke føler seg 100 %, så kommer også de til å stille opp for deg når det virkelig gjelder.
Alt kan digitaliseres, også arbeidsmiljøarbeidet
For å lykkes med å skape et godt og trivelig arbeidsmiljø kreves planlegging, målsetting, evaluering, og kontinuerlig strategisk arbeid. Potensielle risikoer skal identifiseres, beslutninger om undersøkelser skal tas og ansvarsområder skal fordeles innad i organisasjonen. Og det fine er at alle disse prosessene ikke skiller seg vesentlig fra andre klassiske styre- og beslutningsprosesser. Som betyr at de kan digitaliseres!
4 tips til hvordan du kan digitalisere prosessene dine!
I dag er vi vant til digitale verktøy for både musikk, film, hjemlevering av ulike tjenester og sosiale aktiviteter. Men hvordan kan et digitalt verktøy for arbeidsmiljøarbeid se ut? Vi har sett på de viktigste suksessfaktorene og listet opp hva du kan gjøre med ditt arbeidsmiljøarbeid.
1. Spare tid
Samle alle dokumenter, policyer og rutiner knyttet til arbeidsmiljøarbeidet på ett sted (i skyen) og gjør det lett tilgjengelig for alle i bedriften. Det sparer både tid og gjør det enkelt å involvere og informere hele organisasjonen!
2. Få bedre oversikt
Ved å samle, organisere og systematisere arbeidsmiljøarbeidet i skyen eller på en annen felles plattform, så vil det være enkelt å få en klar oversikt. Det vil også være enkelt å følge de rutinene og prosessene du setter opp, kanskje til og med i sanntid!
3. Automatiser rutiner
Med en digitalisert arbeidsmiljøpolicy og arbeidsmiljøplan blir det enkelt å koble sammen og automatisere både planlegging av aktiviteter og påminnelser for når de ulike aktivitetene skal gjennomføres. Det legger til rette for både planlegging og gjennomføring av alle aktiviteter knyttet til arbeidsmiljøarbeid.
4. Få bedre oppfølging
Til slutt blir det også lettere å få en skikkelig oppfølging. Siden både policy, rutiner og data er samlet på ett sted, så vil det være enkelt å følge opp innsatsen og se om dere har nådd målene deres!
Sammendrag
Akkurat som alle andre prosesser kan også arbeidsmiljøarbeid bli digitalisert. Med alle policyer og planer digitalt tilgjengelig for hele organisasjonen, vil det være enkelt å spre både kunnskap og fremgang i organisasjonen. Samtidig kan planlegging, gjennomføring og oppfølging effektiviseres for alle involverte. Du slipper også håndteringen av papir og permer, som har en tendens til å hope seg opp (eller til og med forsvinne).
Akkurat som at brevet ble erstattet av e-post, dokumentrommet med server, CD-en av Spotify og DVD-en av Netflix, så kommer det analoge arbeidsmiljøarbeidet til å erstattes, spørsmålet er bare av hva?
Les mer om systematisk arbeidsmiljøstyring
