For å beskytte virksomheten mot uforutsigbare hendelser er det fordelaktig å ha en kontinuitetsplan på plass. I dette blogginnlegget går vi gjennom hva en kontinuitetsplan er og hva vi anbefaler at den skal inneholde.
Hva er kontinuitetsplan?
En kontinuitetsplan handler om å ha en plan for hvordan ressurser og prosesser skal håndteres i krisesituasjoner eller ulike avbrudd i organisasjonen. Noen eksempler på slike situasjoner er cyberangrep, pandemier, naturkatastrofer og menneskelige feil. Formålet med en forretningskontinuitetsplan er å kunne fortsette virksomheten, om enn i mindre skala, og komme tilbake til normale nivåer så raskt som mulig når en hendelse inntreffer.
Hva skal en kontinuitetsplan inneholde?
Før dere begynner å utvikle kontinuitetsplanen, må dere identifisere hvorfor den er nødvendig og hva kontinuitetsmålene deres skal være. Her kan man for eksempel tenke på risikoer knyttet til hovedoppdraget til virksomheten og hvilke risikoer som er rimelige for virksomheten å takle.
Innholdet i en kontinuitetsplan kan variere og se ulikt ut ettersom alle organisasjoner har ulike behov. Men uavhengig av organisasjonsspesifikke behov anbefaler vi at kontinuitetsplanen inkluderer disse fem delene.
-
Reserverutine
At det er dokumentert hvordan organisasjonen skal jobbe under en pågående krisesituasjon eller avbrudd. I reserverutinen skal det være informasjon om hvem som har ansvar for en bestemt arbeidsoppgave og hvordan arbeidsoppgaven skal utføres. -
Restitusjonsrutine
Det må foreligge en plan for hvordan virksomheten skal gjenopprettes etter en krise. Hva trengs for å gjenopprette aktiviteter eller ressurser? -
Returrutine
I en returrutine skal det dokumenteres hvordan virksomheten skal fungere igjen når dere er tilbake til normal tilstand. Hvordan skal arbeidsmetoden gå tilbake til hvordan den var før krisen og hva må på plass for at dere skal lykkes med dette. -
Kontaktinformasjon internt og eksternt
Dokumenter hvem som bør kontaktes i en nødssituasjon og hvem som trenger å motta kommunikasjonen. Ikke glem å også kartlegge hvilke eksterne interessenter som trenger å motta informasjon. -
Øving og opplæring
Å ha en kontinuitetsplan uten å ha forsikret seg om at den fungerer i praksis er risikabelt. Hold opplæring og gjennomfør øvelser slik at alle i virksomheten vet hvem som skal involveres og hva som forventes i hver respektive rolle. Ved behov kan det også være nødvendig å involvere eksterne samarbeidspartnere og leverandører i opplæring og øvelser.
For å konkludere eksisterer forretningskontinuitetsplanen for å beskytte organisasjonens prioriterte aktiviteter og redusere sannsynligheten for avbrudd. Vurder å tilpasse kontinuitetsplanen ut ifra deres virksomhet og deres forutsetninger ved å koble sammen aktiviteter og fordele ansvar innad i organisasjonen. Det som dokumenteres i kontinuitetsplanen skal være mulig å gjennomføre i form av aktiviteter og ressurser. Husk også at kontinuitetsplanen skal være lett å ta til seg og forstå, så bruk enkelt språk og noe som er i tråd med hvordan organisasjonen deres kommuniserer i dag.
Vil du vite mer om hvordan et digitalt verktøy kan hjelpe din bedrift å møte krisesituasjoner på en strukturert måte? Ved hjelp av Stratsys kan du opprette, vedlikeholde og koordinere kontinuitetsplanleggingen for hele virksomheten. Les mer her!
