For å lykkes med å håndtere uregelmessigheter er det viktig å arbeide forebyggende for å oppdage risiko på et tidlig tidspunkt. Definisjonen av uregelmessigheter er enhver uønsket adferd med konsekvenser for omdømme eller virksomhet. Her kan du lese om hvordan dere bør tenke rundt forebygging av uregelmessigheter og hvordan dere kan begynne å jobbe aktivt med det for å ligge et skritt foran.
Hvilke deler av en organisasjon har høyere risiko for uregelmessigheter?
En organisasjon har høyere risiko for uregelmessigheter når det er mangler i kontrollmiljøet. Det kan også oppstå problemer dersom arbeidet med uregelmessigheter foregår i siloer; da oppfølging og kommunikasjon skjer delt i organisasjonen.
For å få en økt forståelse av hvorfor uregelmessigheter oppstår, kan man bruke det velkjente Fraud Triangle, opprettet av Cressey i 1953, som består av tre medvirkende faktorer til svindel.
Press/Motivasjon
Denne delen kan være vanskelig å nå ettersom forskjellige personer opererer på forskjellige måter. Press handler for eksempel om at en person føler privat økonomisk stress eller press fra ledere om å lykkes. Det presset kan igjen føre til at personen utfører handlinger som skader virksomheten.
Anledning/Mulighet
Anledning handler om hull, brister og svakheter i arbeidsrutinene som skaper en mulighet til å begå en handling. Det er derfor viktig at organisasjonen vet hvordan ansatte skal utføre jobbene sine og hvordan virksomheten skal drives. Å ikke identifisere mulighetene kan bidra til økt risiko for uregelmessigheter ettersom det kan finnes hull i kontrollen.
Rasjonalisering
Rasjonalisering handler om å skape en begrunnelse for den uønskede atferden, enten individuelt eller i gruppe; at den enkelte føler at de har rett til å opptre kriminelt fordi de har gjort seg fortjent til det. Dersom organisasjonen ikke har vært tydelig på hva som er akseptabel atferd, er det fare for rasjonalisering.
Hvordan forhindrer man uregelmessigheter?
For å forhindre uregelmessigheter er det viktig at det er klare forventninger og krav. Hvis en av faktorene i svindeltriangelet reduseres, blir sannsynligheten for uregelmessigheter mindre. Ved å redusere rasjonaliseringer øker sannsynligheten for at ansatte blir tilfredsstilt, dette kan gjøres gjennom ulike typer kontroller.
De aller fleste organisasjoner har allerede prosesser og rutiner for å motvirke uregelmessigheter, men hovedsakelig fordi det må være der. Det er også vanlig at prosessene og rutinene ikke er tilpasset virksomheten, noe som gjør det vanskelig å opprettholde dem.
Hvordan starter man arbeidet med uregelmessigheter?
Vi ser at det er tre sentrale deler i arbeidet med uregelmessigheter; som også bidrar til å redusere samtlige faktorer i Svindeltriangelet; press, anledning og mulighet.
- Identifiser risikoer og implementer kontroller
Et første skritt i arbeidet med uregelmessigheter er å identifisere risikoer. Her kan det være greit å ha et risikoverksted hvor dere sammen gjennomfører idémyldring rundt risikoer. Neste steg er å vurdere risikoene og deretter prioritere dem. Det implementeres deretter kontroller i arbeidsmetoder og rutiner for å hele tiden forbedre og forsterke prosessen. - Arbeide med organisasjonskulturen
Mange sliter med å forebygge uregelmessigheter fordi de mener at de allerede har flere tiltak på plass, men at de fortsatt ikke når ut i organisasjonen. En viktig del av dette er kulturspørsmålet i organisasjonen og hvordan man skal jobbe videre med det. Vi i Stratsys ser at kulturarbeid er en nøkkelfaktor for vellykket arbeid mot uregelmessigheter. - Kompetanse og ressurstilgang
Alle organisasjoner er i konstant endring og dette kan skyldes interne eller eksterne forhold. Det er derfor viktig å sikre at riktig tilførsel av kompetanse og ressurser er på plass for å kunne møte nye behov, forutsettninger og tilhørende risiko. Husk at det ikke trenger å være innenfor organisasjonen, man kan også ta i bruk ekstern hjelp.
Avslutningsvis, tenk skalerbarhet for at det skal bli håndterbart for hele organisasjonen; og start så snart som mulig. Finn den riktige måten å jobbe på slik at det passer din organisasjon og jobb kontinuerlig med det. Å ta små skritt i riktig retning er viktigere enn å ikke gjøre noe i det hele tatt.
Vil du vite mer om hva et risikostyringssystem kan gjøre for din organisasjon? Les mer om Stratsys sitt verktøy for risiko & kontroll.
