Hva er viktig å vurdere når man samler kritiske ESG- og risikostyringsprosesser på samme plattform? Her forteller Max Kollberg, Product Growth Manager for GRC i Stratsys, om fordelene ved å bruke en systemstøtte for både risikostyring og ESG-risker, og hvordan du kommer i gang på best mulig måte.
Hvem trenger en systemstøtte? Er ikke Excel nok?
Etter hvert som arbeidet, og dermed behovet, for strukturert risikostyringsarbeid øker – så øker også behovet for systemstøtte. Hva din bedrift trenger avhenger blant annet av antall ansatte, type virksomhet, ambisjoner og krav til organisasjonen. Med høye krav og ambisjoner; og større arbeidsstyrke hvor mange trenger å være involvert i arbeidet, trengs det mer enn Excel. Siden det ikke finnes sporbarhet i Excel, er det ikke helt pålitelig når det gjelder håndteringen av sensitiv informasjon, og det er derfor lett å ved et uhell slette eller endre data uten at det oppdages.
Faktorer å vurdere ved innkjøp av en systemstøtte
Dersom bedriften din ikke har en systemstøtte i dag – start med å definere behovet for et system og analyser bedriftens krav og tilgjengelige alternativer for å fatte den beste beslutningen. Studer deres egen prosess, definer hva det vil koste å implementere et system og vei inn endringsarbeidet. En systemstøtte letter hele risikostyringsprosessen, men det kan være utfordrende å implementere en ny løsning. Dersom ansatte er vant til Excel kan et nytt system føles vanskelig, og opplæring vil sannsynligvis være nødvendig.
For å gjøre overgangen så smidig som mulig, velg et brukervennlig system med mulighet for å skalere opp og ned. Spør leverandøren:
- Er det mulig å tilpasse systemet til egen prosess?
- Er det en skalerbar løsning basert på brukere, roller og behov?
- Finnes det tilgang til konsulentstøtte og opplæring for brukere?
Dersom bedriften skal oppgradere fra Excel til en systemstøtte, er det også viktig å huske at leverandøren skal administrere all informasjon og data, og mye vil bli plassert i skyen. Velg et SaaS-selskap som lagrer data lokalt og verdsetter sikkerhet, men hvor dere selv eier deres egen data.
Samle flere kritiske prosesser på samme plattform
ESG er en forretningsrisiko og ESG-risikostyring bør være en del av selskapets ordinære risikostyringsprosess. De fleste selskaper har håndtert visse miljømessige, sosiale og styringsmessige risikoer i årevis, men det har blitt mer akutt å håndtere disse spørsmålene nå og å gjøre det på en mer bevisst og strukturert måte. Fordelene ved å agere veier my tyngre enn kostnadene ved å ikke gjøre noe, spesielt for mellomstore bedrifter som kan få det vanskelig dersom en hendelse inntreffer. Å jobbe med ESG er en god mulighet for å være på riktig side, samtidig som det er bra for virksomheten.
Det er verdifullt å kunne jobbe med paraplybegreper som GRC og ESG på samme plattform. Du får oversikt og kan sammenligne siloer med hverandre i ulike dimensjoner – på et strategisk nivå som setter vilkårene, strukturen og enhetligheten, men innenfor alle siloer kan man jobbe som vanlig. Ved dette sparer du tid, forenkler sammenstillingen og informasjonen blir enhetlig og strukturert. Kommunikasjon og samarbeid mellom ulike interessenter blir også enklere, og du unngår dobbeltarbeid.
Skap en tydelig struktur og organiser mer
- Med en systemstøtte unngår du at ESG-arbeid havner utenfor resten av risikostyringsprosessen, og dermed ikke faller gjennom sprekkene. Du får støtte i å holde ESG- og GRC-arbeidet sammen, og med all informasjon og data på samme sted reduserer du dobbeltarbeid og unngår inkonsekvenser mellom ulike systemer, sier Max.
Max Kollberg, Product Growth Manager Risk & Control, Stratsys
Et digitalt verktøy lar deg strukturere og organisere arbeidet bedre, samt opprette autorisasjonsgrupper der brukerrettigheter er definert. Du kan fordele ansvar, kontrollere hvem som har tilgang til hvilken informasjon og via en verifiseringskjede se hvem som har endret hva og når. Og det kommer til å kreves et godt internt samarbeid ved at flere roller må involveres i arbeidet utenom bærekraftspesialisten. I en systemstøtte blir arbeidsmetodikken mer enhetlig og det blir lettere å jobbe fra strategisk til operativt nivå og tilbake. Dessuten kan en systemstøtte tilby automatisk dataintegrasjon fra ulike kilder og systemer, hvilket sparer tid og reduserer risikoen for feil som kan oppstå ved manuell datainntasting.
- Jeg oppfordrer alle til å gå igjennom ulike systemer, men samtidig er ikke en systemstøtte riktig for alle selskap. Du må ta utgangspunkt i behov og formål, forstå prosessen og se hvilke kostnader det innebærer å kjøpe inn og implementere et system, sier Max.
Ønsker du å fordype deg mer i ESG og risikostyring? Se webinaret vårt Balansere ESG & risikostyring - strategi for suksess.
